Für viele Geschäftsvorgänge gelten Verjährungsfristen, sei es aus steuerrechtlichen Gründen oder im Bezug auf Gewährleistung und Garantie. Solange diese Fristen noch nicht abgelaufen sind, können die betreffenden Akten jederzeit noch einmal relevant werden. Selbst, wenn nur ein winziges Detail nachgeschlagen werden muss: Liegen die Akten nicht mehr vor, bringt man sich unnötigerweise in eine Beweisnot.
Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen auch für Privatleute
Immer dann, wenn es sich um Belege oder Rechnungen für steuerpflichtige Leistungen handelt, gelten für Privatleute Aktenaufbewahrungsfristen von zwei Jahren. Für bestimmte Dienstleistungen wie individuelle handwerkliche Leistungen können es auch fünf Jahre sein, für private Bankunterlagen sind es drei Jahre.
Regelungen für gewerbliche Akten
Firmen und Kaufleute müssen längere Aktenaufbewahrungsfristen einplanen. Für Unterlagen aus den Bereichen Personalwesen, Fracht oder Finanzen gilt zum Beispiel eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Bilanzen, Buchhaltung, Patentunterlagen, EDV-Buchführung und viele andere wichtige Akten müssen hingegen mindestens zehn Jahre lang vorliegen. Im medizinischen Bereich kann sich die Frist auf bis zu 30 Jahre ausdehnen. Die exakten Vorschriften für alle anfallenden Unterlagen aus dem geschäftlichen Umfeld sind im Handels- und Steuerrecht definiert.
Dauerhafte Aufbewahrung
Es gibt auch Fälle, die eine Zeitliche unbeschränkte Aufbewahrung erfordern. Solche Aktenaufbewahrungsfristen gelten im Normalfall allerdings nur für die öffentliche Verwaltung, zum Beispiel Ämter oder Gerichte. Hier geht es oft um den langfristigen Nachweis über Urteile, Genehmigungen, Baupläne oder standesamtliche Unterlagen – Themen also, die auch Generationen später noch relevant sein können. Dennoch wird in der Wirtschaft häufig ebenso dauerhaft an bedeutenden Dokumenten wie Verträgen oder Patenten festgehalten, damit im Zweifelsfall jedes Detail nachgelesen werden kann.
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